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MÓDULO DE PROYECTOS

BÁSICO Y AVANZADO

Lograr una buena planificación y cumplirla es fundamental para mantener la satisfacción del cliente y evitar desviaciones y pérdidas. El control exhaustivo de cada tareas, así como mantener el control de todos los capítulos, tareas y tickets es fundamental.

MÓDULO DE PROYECTOS

INTEGRACIÓN ERP + PMS + ATTENDO

PLANIFICACIÓN, GESTIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

PRESUPUESTO

El cliente diseña en su propio ERP el proyecto en fases o capítulos asignando a estas, tareas concretas a ejecutar. Cada tarea contendrá información sobre la misma, así como el coste y la venta específica. Desde el ERP gestionará las compras a terceros e introducirá los albaranes de compra relacionados con el proyecto. Las tareas que incluyan trabajos personales serán gestionados por separado desde Attendo.

 

Presupuesto de venta

PLANIFICACIÓN

Attendo importará los proyectos aprobados y creará tantos capítulos como fases tengan los mismos. Las tareas se crearán en Attendo como tickets, que podrán planificarse en un diagrama de Gantt, pasando a ser tareas (tickets calendarizados). Los costes estimados, así como la venta, serán almacenados por ticket. El diagrama permitirá modificar fechas, asignar, replanificar, detectar incoherencias, etc.

 

Planificación

EJECUCIÓN

Desde Attendo se imputarán los costes y los tiempos a cada ticket y tarea. Estos se repercutirán al capítulo de forma automática y al proyecto global. De esta forma, las partidas de servicios se podrán analizar desde Attendo para ver las desviaciones en los servicios. Attendo puede conectarse al ERP para subir los costes totales por capítulo, así como las horas totales imputadas para analizar la rentabilidad del proyecto desde el ERP.

 

Ejecución

¿CÓMO FUNCIONA EL MÓDULO?

01.

ESTRUCTURA DE PROYECTO

El proyecto se compone de fases o capítulos que se importan en Attendo como capítulos. Por otro lado, cada fase o capítulo se compone de múltiples tareas que en Attendo se importan como subcapítulos, o agrupaciones de tickets.

En el momento que se importa un proyecto, se determina qué fases o capítulos, así como sus respectivas tareas van a trabajarse desde Attendo. Una vez creada la estructura global, se crearán los subcapítulos (tantos como se desee, con los niveles que se requieran), con las horas estimadas por subcapítulo en Attendo, con los elementos siguientes:

    • Tickets simples: trabajos a realizar que no deben planificarse, o bien se realizan de forma preliminar. Los tickets pueden:
      • Asignarse a grupos de agentes
      • Asignarse a un agente concreto
    • Tareas: trabajos a realizar de forma programada (calendario) para ser planificadas en diagrama de Gantt. Los tickets pueden:
      • Asignarse a grupos de agentes
      • Asignarse a un agente concreto

Las compras de materiales, subcontrataciones y similares, deberán realizarse desde el ERP. La asignación de horas estimadas por ticket o subcapítulo serán esenciales para poder hacer el análisis continuo de desviación de horas.

02.

DIAGRAMA DE GANTT

En Attendo, los tickets que se planifican en el tiempo se llaman tareas. Las tareas de por sí ya tienen fecha y hora en la agenda, asignados por agente o grupo de agentes.

Sin embargo, si las tareas incluyen la fecha de inicio y la fecha de final, se tratan como tareas a planificar. Attendo utiliza los diagramas de Gantt para planificar este tipo de tareas. Por otro lado, las tareas planificadas aparecen igualmente en el calendario del agente o del grupo de agentes. Las tareas planificadas básicamente son de dos tipos:

    • Tareas encadenadas: Son las tareas que dependen de que una tarea previa se haya cerrado. Una vez la tarea encadenada previa ha sido cerrada, Attendo permitirá abrir la tarea hija.
    • Tarea libre: Son las tareas que no tienen dependencias ni dependen de tareas previas. Se planifican y replanifican con total libertad.

Por otro lado, las tareas planificadas tienen diferentes opciones y estados diferentes. Estos son:

    • Duración de la tarea
    • % tarea completada
    • Dependencias (tareas planificadas previas)

Como ya se ha dicho, el nivel de detalle y dependencias (jerarquía) de tareas planificadas es configurable por proyecto.

03.

TRABAJOS EN MOVILIDAD

Los operarios en movilidad acceden a los tickets asignados desde un teléfono móvil Android o iOS, pudiendo disponer de estas funciones:

    • Acceso a tiempo real de los tickets, tareas y tareas planificadas asignadas a si mismo o al equipo al que pertenece.
    • Archivos y documentos almacenados en el ticket.
    • Archivos y documentos almacenados en el proyecto, capítulo o subcapítulo.
    • Reasignación de trabajo a otro compañero del grupo de agentes o escalado a un jefe de equipo.
    • Contador de tiempo automático, que imputará el tiempo del operario al ticket abierto.

Por otro lado, la aplicación en movilidad ofrece las siguientes funciones exclusivas:

    • Geolocalización
    • Grabación de puntos de parada (coordenadas GPS, fecha/hora y motivo de parada)
    • Vehículo utilizado y lectura de kilómetros inicial/final (gestión de multas)
    • Captura de fotografías y almacenado en ticket
    • Captura de firma de cliente

04.

ANÁLISIS CONTINUO DE DESVIACION DE HORAS

Attendo dispone de gráficas y listados que permiten analizar en cualquier momento y siempre a tiempo real, la desviación de horas y costes (presupuesto vs real) filtrando por los siguientes elementos:

    • Rango de fechas
    • Capítulo o fase
    • Subcapítulo
    • Ticket, tarea planificada o tarea simple

Utilizando estos elementos de análisis podemos detectar variaciones en el mismo momento de la ejecución de una forma sencilla y rápida. La agilidad a la hora de hacer estos análisis continuos nos permitirán realizar las correcciones que se requieran para garantizar la rentabilidad final de cualquier proyecto.

05.

ANÁLISIS GLOBAL

Cuando el proyecto se haya finalizado, Attendo podrá exportar los tiempos y costes reales por capítulo o fase, así como sus subcapítulos.

Una vez recibidos en el ERP, podremos analizar globalmente la rentabilidad de las horas de trabajo y las compras realizadas respecto a las horas previstas y los costes en materiales previstos y analizar de forma global el proyecto.